El problema que el software tiene que resolver
Cobrar los suministros a inquilinos tiene tres partes: (1) calcular cuánto le toca a cada uno según los días que ha vivido, (2) cobrarle de forma automática y (3) que el casero recupere exactamente lo que pagó a la compañía.
La mayoría de las soluciones resuelven una o dos partes. Pocas cierran el ciclo completo. Y ahí están los problemas: el casero hace la cuenta en Excel, luego persigue el Bizum, y al final descubre que ha pagado de su bolsillo la comisión bancaria de cada transferencia.
El error más común: usar una app de cobro de alquiler y añadir los suministros como un importe fijo mensual. El problema: el fijo no refleja lo que marca la factura real, y el casero acaba perdiendo dinero cada mes que la luz sube.
Las 5 funcionalidades que no pueden faltar
Cálculo automático por días de ocupación
El reparto debe hacerse por días que cada inquilino ha vivido en el piso, no a partes iguales. Si un inquilino entra el día 15, solo paga la mitad. El software tiene que calcular esto solo, sin que tú hagas ninguna regla de tres.
Lectura de facturas reales (no precios fijos)
La factura de la luz cambia cada mes: precio del kWh, potencia, impuestos. El software debe trabajar con la factura real, no con un precio fijo que igual no cubre lo que pagas.
Cobro automático al inquilino
Sin cobro automático no hay software: solo una calculadora más sofisticada. El cargo debe llegar solo a la cuenta del inquilino cada mes, sin que el casero tenga que perseguir transferencias ni recordar enviarlo.
Recibo claro para el inquilino
El inquilino debe recibir un documento que explique qué paga y por qué: días de ocupación, precio del kWh, su parte proporcional. Sin recibo, hay conversaciones incómodas.
Que el casero recupere el 100% de la factura
Las comisiones bancarias no pueden salir del bolsillo del casero. El sistema debe ajustar el cargo del inquilino para que la comisión de la pasarela la cubra él, y el casero recupere siempre el importe exacto de la factura.
Lo que está bien tener (pero no es crítico)
- Soporte para múltiples pisos desde una sola pantalla
- Gestión de agua y gas además de luz
- Histórico de facturas y pagos por inquilino
- Alertas de impago automáticas
Lo que no necesitas (y que a veces te venden)
- Contabilidad completa (para eso está tu gestor)
- CRM de inquilinos con cientos de campos
- Integración con portales inmobiliarios
- App móvil para el inquilino (email y tarjeta son suficientes)
Cuantas más funcionalidades tenga el software, más cara suele ser la suscripción y más tiempo tardas en configurarlo. Céntrate en lo que cierra el ciclo de suministros.
Comparativa rápida: tres opciones habituales
| Opción | Cálculo | Cobro auto | Recibo | Comisión |
|---|---|---|---|---|
| Hoja de cálculo | ✓ manual | ✗ no | ✗ no | ✗ no |
| App genérica de alquiler | ✗ no | ✓ sí | parcial | ✗ suele absorberla el casero |
| SplitWatt | ✓ automático por días | ✓ automático | ✓ con desglose | ✓ la cubre el inquilino |
La columna "Comisión" indica si el software asegura que el casero recupera el 100% de la factura, cubriendo la comisión bancaria.
Tres preguntas que hacerle a cualquier software antes de contratar
❓ ¿El cálculo es por días de ocupación real o a partes iguales?
Si es a partes iguales, descártalo. En un piso con entradas y salidas frecuentes, ese error se convierte en disputas todos los meses.
❓ ¿Quién paga la comisión bancaria de cada cobro — yo o el inquilino?
Si el software no lo menciona, la paga el casero. Multiplica 0,70 € por 3 inquilinos por 12 meses = 25 € al año que nadie te devuelve.
❓ ¿Con qué factura trabaja — importe fijo o factura real?
Si es fijo, el casero asume el riesgo cuando la luz sube. Si es factura real, el coste se reparte exactamente como lo pagaste.
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