El problema: la gestión de suministros no escala sola
El primer piso siempre es manejable. Hay 2 o 3 inquilinos, la factura llega a principios de mes, se hace la división y ya está. Pero a partir del segundo piso, la carga no crece de forma lineal: crece de forma exponencial.
Dos pisos significa gestionar dos facturas en días distintos, con precios distintos, con inquilinos que entran y salen en fechas distintas. El riesgo de mezclar datos o de olvidar un mes sube mucho.
| Escala | Inquilinos | Tiempo/mes | Sistema |
|---|---|---|---|
| 1 piso | 2-3 | 1-2 h/mes | Hoja de cálculo o calculadora |
| 2-3 pisos | 4-10 | 4-6 h/mes | Hoja de cálculo avanzada o herramienta dedicada |
| 4-6 pisos | 12-24 | 10-15 h/mes | Herramienta dedicada obligatoria |
| 7+ pisos | 25+ | Personal dedicado (sin automatizar) | Software con multi-propiedad + cobro automático |
Estimaciones medias con cobro manual (Bizum/transferencia). Con cobro automático, el tiempo se divide entre 4 y 6.
Los 5 errores que más aparecen a partir del segundo piso
Mezclar facturas de pisos distintos
Consecuencia: El inquilino del piso B paga el consumo del piso A
Solución: Una carpeta o fila en la hoja por piso, nunca compartida
Usar el mismo Excel para varios meses
Consecuencia: Los datos del mes anterior se sobreescriben
Solución: Una pestaña por mes, o mejor: una herramienta que archive automáticamente
Olvidar actualizar la fecha de entrada/salida de un inquilino
Consecuencia: El cálculo proporcional sale incorrecto todo el mes
Solución: Registrar el cambio el mismo día, no al final del mes
Cobrar el importe fijo del mes anterior
Consecuencia: Si la luz sube, el casero pierde; si baja, el inquilino paga de más
Solución: Calcular siempre con la factura real de ese mes
No guardar el recibo del pago
Consecuencia: Sin registro si el inquilino reclama que ya pagó
Solución: Guardar confirmación de pago por escrito, aunque sea por WhatsApp
El sistema manual mínimo que funciona (para 2-3 pisos)
Si gestionas 2 o 3 pisos y no quieres pagar por una herramienta, este sistema manual te puede funcionar — pero requiere disciplina mensual:
- Carpeta física o digital por piso (nunca mezclada)
- Registro de fechas de entrada y salida actualizadas al día
- Factura original de la compañía guardada por mes y piso
- Hoja de cálculo con la fórmula: (días del inquilino / días del mes) × total factura
- Confirmación de pago archivada (transferencia, WhatsApp, email)
- Recordatorio mensual en el calendario para calcular y cobrar
El problema del sistema manual: funciona mientras no falla ningún paso. Si en un mes estás de viaje, enfermo o con prisa, se queda sin hacer — y el siguiente mes hay que recuperar dos meses. A partir de 4 pisos, el sistema manual es insostenible.
Cuándo tiene sentido automatizar
La automatización del cobro de suministros tiene sentido cuando el coste de tu tiempo (o de los errores) supera el coste de la herramienta. Algunos indicadores de que ya es el momento:
Tienes 2 o más pisos con rotación de inquilinos frecuente
Cada entrada y salida requiere recalcular el prorrateo. Multiplica esto por varios pisos y varios meses.
Has tenido algún mes en el que olvidaste cobrar
Un mes sin cobrar en 3 pisos = 3 facturas que salieron de tu bolsillo. El automatismo elimina este riesgo.
Estás tardando más de 3 horas al mes en esto
A 20 €/hora, 3 horas son 60 € de tu tiempo. Una herramienta dedicada cuesta mucho menos.
Has tenido errores de cálculo o disputas con inquilinos
Un recibo transparente y automático elimina casi todos los conflictos sobre el importe.
Qué debe hacer una herramienta de gestión de suministros para varios pisos
- Gestionar cada piso de forma independiente — sin mezcla de datos
- Calcular el reparto por días de ocupación real (no a partes iguales)
- Cobrar automáticamente a cada inquilino — sin perseguir transferencias
- Archivar el historial mes a mes sin que tú tengas que hacer nada
- Enviar al inquilino un recibo con el desglose del cálculo
- Recuperar siempre el 100% de cada factura (sin perder en comisiones)
🛠️ Herramienta gratuita
Simulador de reparto SplitWatt
Introduce la factura de cualquiera de tus pisos y calcula el cargo exacto de cada inquilino — con recibo incluido. Gratis, sin registro.
Probar el simulador gratis →