Cómo refacturar suministros a inquilinos en España (sin errores y sin IVA)
Refacturar suministros es legal, habitual y sencillo cuando se hace bien. El problema es que la mayoría de los caseros cometen los mismos tres errores: añaden IVA cuando no toca, no emiten recibo por escrito o cobran cantidades que no se corresponden con la factura real.
"Incluidos en el alquiler" vs "refacturar": cuál conviene y cuándo
Hay dos modelos para gestionar los suministros en un alquiler compartido:
- Suministros incluidos en el alquiler: el casero fija un precio de alquiler que ya lleva incorporados la estimación de luz, agua y gas. Simple para el inquilino, arriesgado para el casero — si la factura sube, lo asumes tú.
- Refacturar (repercutir) los suministros: el casero recibe la factura, calcula la parte de cada inquilino y se la cobra por separado del alquiler. Más justo y sin riesgo por subidas de precio.
Para pisos compartidos con rotación de inquilinos y consumos variables, refacturar siempre es la mejor opción. Los gastos incluidos en el alquiler funcionan bien en contratos de larga duración con inquilinos estables y consumos predecibles.
El marco legal: art. 20 LAU — sin IVA en arrendamiento de vivienda
El artículo 20 de la Ley de Arrendamientos Urbanos (LAU) establece que los suministros pueden correr a cargo del inquilino si así se pacta en el contrato. La clave fiscal es esta:
Regla general para arrendamiento de vivienda habitual:
- El propietario repercute suministros sin añadir IVA.
- No es una prestación de servicios: es una repercusión del coste real.
- Solo puedes cobrar lo que te cobra la compañía suministradora. Sin margen ni recargo.
- Debe constar en el contrato de arrendamiento que los suministros van a cargo del inquilino.
Esta es la situación más habitual: un piso o habitación en alquiler para uso de vivienda. En ese caso, ni tienes que añadir IVA ni tienes que emitir una factura formal. Un recibo detallado es suficiente y es lo que pide la AEAT.
Paso a paso para refacturar correctamente
- Calcula la parte de cada inquilino.
El método más justo y el que genera menos conflictos es el reparto proporcional a los días de ocupación. Si un inquilino ha ocupado la habitación durante 20 de los 30 días del mes, le corresponde 20/30 partes del total (ajustado por el número de habitaciones).
Ejemplo — factura luz
Factura: 90 €, junio (30 días), piso de 3 habitaciones
Inquilino A — 30 días: 90 × (30 ÷ 90) = 30,00 €
Inquilino B — 30 días: 90 × (30 ÷ 90) = 30,00 €
Inquilino C — 15 días: 90 × (15 ÷ 90) = 15,00 €
Días vacíos (15 días): 90 × (15 ÷ 90) = 15,00 € → casero
Total: 30 + 30 + 15 + 15 = 90,00 € ✓
- Prepara el recibo: qué campos debe tener.
No hace falta una factura oficial, pero sí un documento escrito. Según los criterios de la AEAT, el recibo de suministros debe incluir:
- Nombre y NIF/DNI del propietario
- Nombre del inquilino y dirección del inmueble
- Periodo al que corresponde (p. ej. junio 2026)
- Concepto: "Repercusión suministros — luz / agua / gas"
- Importe total de la factura original y la parte que corresponde al inquilino
- Fecha de emisión
Recomendación: adjunta una copia de la factura original para que el inquilino pueda verificar que el importe es correcto. Evita el 90% de los conflictos.
- Entrega el recibo y cobra.
Tres opciones válidas:
- Por email: envías el recibo en PDF y el inquilino hace una transferencia. Funciona, pero hay que gestionar quién ha pagado y recordar a quien no.
- En papel: válido legalmente, pero difícil de rastrear.
- Con una app de cobro: el inquilino recibe el desglose y paga con tarjeta en un clic. El casero ve en tiempo real quién ha pagado y quién no. Sin transferencias, sin recordatorios manuales.
Errores más comunes al refacturar suministros
❌ Error 1: Añadir IVA cuando no corresponde
En arrendamiento de vivienda habitual, el IVA no aplica. Si lo añades, estás cobrando de más — lo que puede generar un conflicto con el inquilino o un problema con Hacienda si el importe está en tu declaración.
❌ Error 2: No tener recibo por escrito
El cobro verbal o por WhatsApp sin documento escrito no tiene validez como justificante. Si hay una disputa, no tienes nada que demostrar. Siempre emite un recibo, aunque sea en PDF.
❌ Error 3: Cobrar más que la factura original
La LAU prohíbe cobrar más de lo que te cuesta el suministro. No puedes añadir un margen de gestión ni redondear al alza de forma sistemática. Si lo haces y el inquilino lo denuncia, tienes un problema legal.
Cuándo sí hay que llevar IVA
El IVA en suministros aplica cuando el arrendamiento no es de vivienda habitual. Los casos más comunes:
- Arrendamiento de local comercial: los suministros repercutidos llevan IVA al 21%.
- Alquiler turístico (con servicios hoteleros): si ofreces servicios propios de la industria hotelera, puede aplicar IVA.
- Coliving empresarial: si el contrato es de empresa a empresa (B2B), los suministros pueden llevar IVA según la naturaleza del arrendamiento.
En caso de duda sobre tu situación concreta, consulta con un asesor fiscal. Las casuísticas intermedias (coliving con empresa, alquiler mixto) pueden tener tratamientos distintos.
Resumen según tipo de contrato
| Tipo de contrato | ¿IVA en suministros? | ¿Factura o recibo? |
|---|---|---|
| Vivienda habitual (habitación o piso) | No — sin IVA | Recibo suficiente |
| Local comercial | Sí — 21% IVA | Factura obligatoria |
| Coliving / uso mixto | Depende | Consultar asesor |
| Alquiler turístico con servicios | Posiblemente sí | Consultar asesor |
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