Modelo de factura de suministros para inquilinos: qué debe incluir y cómo hacerla

Lo primero: ¿factura o recibo?

Muchos caseros y muchos inquilinos usan los términos "factura" y "recibo" como si fueran lo mismo. No lo son, y la diferencia importa:

Si eres un propietario particular que alquila habitaciones sin estar dado de alta como autónomo, no puedes emitir facturas en el sentido fiscal. Lo que puedes hacer — y lo que tiene valor real para el inquilino — es un desglose detallado de los suministros, que acredita el pago y el importe.

Para la mayoría de los usos del inquilino (justificar un gasto en su empresa, llevar la contabilidad del hogar), un desglose bien hecho es perfectamente válido.

Qué debe incluir el desglose de suministros para el inquilino

Para que el documento tenga valor como justificante, debe incluir al menos estos datos:

• Identificación del propietario. Nombre y apellidos (o razón social), DNI (o NIF). En un recibo informal, al menos el nombre.
• Identificación del inquilino. Nombre y apellidos. Para mayor validez, también su DNI.
• Dirección del inmueble. Calle, número, piso, habitación.
• Periodo al que corresponde. Mes y año, o fechas exactas si el inquilino no ha estado el mes completo.
• Desglose por suministro. Luz, agua, gas o WiFi por separado, con el importe de la factura original y la parte proporcional del inquilino.
• Total a pagar. El importe exacto en euros.
• Fecha de emisión y firma. La fecha en que emites el documento y, si es posible, firma del propietario.

Modelo de desglose — copiar y adaptar

* Adjunta copia de las facturas originales de la compañía para mayor validez del documento.

Si el inquilino pide una factura con IVA

Algunas empresas piden que el inquilino justifique el gasto con una factura con IVA. En ese caso:

• Si eres un propietario particular, no puedes emitir esa factura. El documento que puedes entregar es el desglose detallado + las facturas originales de la compañía eléctrica (que sí llevan IVA y están a tu nombre).
• Si el inquilino necesita específicamente una factura con IVA emitida por ti, tendrías que darte de alta como autónomo o sociedad y la operación entraría en el régimen de IVA — lo que cambia toda la fiscalidad del alquiler. Es una decisión con implicaciones grandes que requiere asesoramiento profesional.

En la mayoría de los casos prácticos, la empresa del inquilino acepta el desglose firmado más las facturas originales. Antes de complicar la gestión, pídele al inquilino que confirme qué acepta su empresa.

Con qué frecuencia enviarlo y cómo hacerlo

El desglose debe enviarse una vez al mes, idealmente dentro de los primeros 10 días del mes siguiente (cuando ya tienes las facturas del mes anterior). Puedes enviarlo por:

• Email en PDF (más formal, queda guardado para ambas partes)
• WhatsApp (más rápido, pero puede perderse en la conversación)
• Enlace de pago con desglose integrado (lo más limpio — el inquilino ve el desglose y paga en el mismo sitio)

Si quieres ver un modelo de recibo más completo con formato de pago, el artículo modelo de recibo de suministros para el inquilino tiene ejemplos con el desglose por suministro y las instrucciones de pago incluidas.